As 14 dicas mais incríveis para aumentar a produtividade!
Provavelmente você já deve ter passado por um dia daqueles em que nitidamente sente que não tem o número de horas necessárias no dia para cumprir com todas as suas atividades. Pois saiba que hoje tenho uma boa notícia para te dar: você não é a única pessoa com dificuldades em aumentar a produtividade atualmente.
Ser uma pessoa produtiva, tanto na vida profissional quanto na vida pessoal, em tempos de conexão digital constante, não é uma tarefa das mais simples e fáceis.
São dezenas de distrações impactando nossos compromissos diários, de maneira que quando chega o final do dia, há sempre a sensação de que poderia ter sido feito um pouco mais.
Como então conseguir entregar mais resultado em menos tempo?
O post de hoje vem justamente para responder esta pergunta.
Vamos mostrar a você o que é a produtividade, o que significa ser produtivo, quais os maiores inimigos da produtividade, e por fim, vamos apresentar 14 dicas incríveis para você aumentar a sua capacidade de produção e entrega. Vamos lá?
Ser produtivo é diferente de estar sempre atarefado
Muitas pessoas que acreditam serem altamente produtivas são as mesmas que acham que uma lista de tarefas cheia, com praticamente pouco tempo de respiro entre as atividades, seja sinônimo de produtividade.
Diferente do que a maioria pensa, estar sempre atarefado e com a agenda cheia, não significa ser uma pessoa produtiva.
Afinal de contas, não é difícil encontrar pessoas que se orgulham da agenda cheia, mas que no fim do dia reclamam que não conseguem realizar a maior parte das tarefas naquela lista que parece interminável.
Terminar suas atividades rapidamente, para assim conseguir inserir mais coisas na lista não é ser produtivo, assim como trabalhar 15 horas por dia, sacrificando sua vida pessoal, sua saúde e seu descanso.
Afinal de contas, o que é produtividade?
Diferente de tudo o que falamos até aqui, produtividade significa usar uma quantidade mínima de recursos e mesmo assim atingir bons resultados.
É um conceito muito semelhante com o significado da palavra “eficiência”, que nada mais é que atingir um objetivo ou o máximo de resultado, usando uma quantidade mínima de esforço, tempo e recursos.
Ou seja, fazer mais, com menos esforço e em menos tempo.
Independente de como é a nossa definição de produtividade, o fato é que cada pessoa vai entender o termo da maneira que preferir.
Para uns ser produtivo significa produzir muito, sem nem considerar a relevância das atividades. Para outros, é ser o expert na gestão do tempo para fazer mais em menos tempo.
Sem falar naqueles que acreditam que a produtividade está relacionada com a capacidade de entregar tarefas com resultados mais impactantes no negócio, como aumento dos lucros, por exemplo.
Ser produtivo significa saber qual objetivo se quer atingir e quais os caminhos para chegar lá, de maneira que seja possível planejar as atividades de acordo com suas prioridades de execução.
A maneira como você vai enxergar o conceito de produtividade é indiferente, desde que se tenha em mente que manter uma agenda muito ocupada apenas para mostrar aos outros como se é produtivo, é uma atitude que não leva a lugar algum.
Pensar assim só serve para desperdiçar seu tempo e diminuir sua qualidade de vida.
A melhor maneira de definir produtividade é aquela que faz sentido para você, o torna uma pessoa mais feliz, e com a sensação de dever cumprido ao final do dia.
Os principais inimigos da produtividade
Como falamos no início, no entanto, ser uma pessoa produtiva em tempos de conexão web constante não é tarefa fácil.
Da mesma maneira que o excesso de informação, a tecnologia digital trouxe o entretenimento para a palma da nossa mão.
Não estamos dizendo que acessar as redes sociais e ver vídeos online seja uma atividade errada.
No entanto, a partir do momento em que você faz isso quando deveria estar produzindo algo, esta atividade se torna uma distração, e portanto inimiga da produtividade.
Redes sociais
É uma unanimidade considerar as redes sociais como os maiores inimigos da produtividade.
O problema é que é muito tênue a linha que separa o que é trabalho, daquilo que é diversão nestes sites.
Afinal de contas, além das particularidades das redes que têm objetivos profissionais e de conhecimento — como o LinkedIn e o Slideshare — todas elas podem ser usadas também para comunicação interpessoal.
A solução, então, é aprender a usá-las de uma maneira mais eficiente, como por exemplo, definindo horários do dia para acessar estes sites, com um tempo de permanência definido e em um navegador diferente daquele em que você trabalha.
O segundo maior inimigo da produtividade também pode ser considerado uma unanimidade, afinal de contas, quem é que não é viciado em conferir a caixa de entrada — ainda mais quando se está esperando aquela mensagem especial?
Para evitar este problema, da mesma forma que com as redes sociais, procure conferir seus e-mails apenas em períodos pré-definidos ao longo do dia — como o início da manhã ou o final da tarde —, e de preferência em horários que você possa tomar uma ação sobre eles, como responder ou apagar a mensagem.
Sair de listas de e-mails desnecessárias e irrelevantes também vai ajudar a economizar tempo aqui.
Procrastinação
Seres humanos têm uma tendência natural à procrastinação, e sim, este é mais um dos grandes inimigos da produtividade.
Procrastinar nada mais é que adiar a realização de atividades, em especial quando elas envolvem mais esforço ou tempo para a sua concretização.
Aprender a encarar tudo de frente e realizar as tarefas independente da sua complexidade são ações fundamentais para atingir a produtividade.
Portanto, se você sempre sai da sua mesa de trabalho para fazer coisas sem urgência, enche sua lista de tarefas com atividades irrelevantes, e no final do dia não consegue realizar metade delas, fique atento.
A armadilha da procrastinação está a ponto de te pegar!
Separamos as 14 melhores dicas para aumentar produtividade:
1. Desista de ser multitarefas
Muitos profissionais ficam orgulhosos quando conseguem fazer várias atividades ao mesmo tempo, no entanto, de acordo com uma pesquisa da Harvard Business Review fazer isso significa 40% menos produtividade e 10% a mais no estresse.
É impossível para o cérebro humano se concentrar em mais de uma atividade que exija esforço intelectual ao mesmo tempo.
Por isso, organize seu dia para fazer uma coisa de cada vez, e só começa a próxima atividade quando a anterior estiver concluída.
2. Aprenda a lidar com o excesso de informação
A internet trouxe para a nossa vida possibilidades de acesso ao conhecimento que antes não seriam nem mesmo imaginadas.
No entanto, junto destas possibilidades, ela ajudou a criar um problema com o qual todos temos que lidar diariamente: o excesso de informação.
É uma bola de neve: o número de informações disponíveis só tende a crescer, e quanto mais consumimos, mais nós queremos consumir.
No final do dia todos ficamos sobrecarregados com esta situação.
Para que este problema não afete sua produtividade, procure filtrar as informações conforme suas necessidades, e uma vez que tiver o suficiente, pare de pesquisar e parta para a ação.
3. Entenda como você produz ao longo do dia
Para ser mais produtivo, antes de qualquer coisa, é preciso conhecer muito bem seu perfil profissional e de trabalho.
Isso inclui uma análise dos períodos do dia em que sua criatividade e sua capacidade de execução mais fluem.
Nem todos conseguem se adequar ao tradicional horário comercial de trabalho, e por isso é importante saber o que faz mais sentido para você.
Entenda qual é seu melhor horário de trabalho, e a partir disso, se esforce para conseguir trabalhar sem ser interrompido ao longo destes períodos.
4. Detalhe sua rotina
Para uma boa execução de atividades, planejamento e organização são fundamentais.
Nada melhor então que detalhar sua rotina ideal para um bom dia de trabalho: desde a hora em que você acorda até os momentos de pausa durante o trabalho.
Quanto mais organizada for a rotina, melhores serão os resultados produtivos.
5. Tenha uma boa alimentação
Pode não parecer, mas o que você come tem total influência na produtividade, já que são os alimentos que garantem nossa energia ao longo do dia.
Segundo a Organização Mundial da Saúde (OMS), manter uma alimentação saudável e balanceada pode ajudar a aumentar a sua produtividade em até 20%.
Alimentos como peixes e grãos são bons para manter a disposição ao longo de um dia de trabalho, enquanto os doces são os grandes vilões, já que enviam uma quantidade muito grande de glicose para o sangue, o que provoca a sensação de cansaço.
6. Garanta uma noite de sono tranquila
Não é preciso ser um grande entendedor da produtividade para saber que uma noite bem dormida é fundamental para ser mais produtivo.
Dormir mal é praticamente sinônimo de um dia seguinte com baixos níveis de energia.
A quantidade ideal, no entanto, varia de acordo com a pessoa, mas independente do tempo necessário, seu corpo preciso de um momento de descanso para recarregar as energias.
7. Pratique uma atividade física
Praticar exercícios físicos é uma atividade fundamental para uma vida saudável, indo muito além de questões estéticas e de aparência.
Para melhorar a energia e o poder de concentração, faça exercícios regulares, de pelo menos 30 minutos por dia, para ajudar a trabalhar seu corpo e sua mente.
8. Tenha cuidado com seu ambiente de trabalho
Um trabalho de qualidade começa por um ambiente confortável e bem organizado.
Para auxiliar na sua produtividade fique sempre atento à organização da sua mesa de trabalho, assim como ao conforto proporcionado pela combinação da sua mesa, com sua cadeira e seu computador.
A decoração também pode fazer a diferença neste ponto. Segundo um estudo da Universidade de Queensland, na Inglaterra, ambientes de trabalho com plantas podem gerar um aumento de produtividade em até 15%.
9. Prepare suas reuniões para serem mais objetivas
Reuniões de trabalho costumam ser momentos chatos, lentos e pouquíssima produtividade — quando não são planejadas para serem otimizadas, claro!
Para garantir que o tempo em reunião será utilizado de forma produtiva, sem interferir no trabalho de nenhum dos participantes, procure sempre planejar a conversa antes, assim como o tempo máximo de duração do encontro.
Durante a reunião procure sempre ser claro e objetivo, indo direto ao ponto, e procurando sempre seguir o que foi definido previamente na pauta.
10. Faça pausas a cada 1h30 de trabalho
Muitos profissionais se sentem culpados ao fazer pausas de trabalho além do almoço, mesmo sabendo que é impossível para o cérebro humano manter o nível de concentração alto o dia todo.
Para resolver isso, Tony Schwartz, autor do livro “The way we’re working isn’t working”, diz que fazer pausas de 20 minutos a cada 1 hora e meia de trabalho é a receita para ser ainda mais produtivo.
11. Comece pelas tarefas mais difíceis
As tarefas mais difíceis costumam ser aquelas que mais tomam tempo para serem realizadas.
Por este motivo, a maioria das pessoas acaba sempre deixando essas atividades para depois, e começam o dia pelas mais simples.
Para ser mais produtivo, comece seu dia sempre pelas tarefas mais árduas pois assim você estará combinando a complexidade da atividade com seus níveis de energia disponível.
Ou seja, você vai fazer o que demanda mais justamente no momento em que tem mais energia para gastar.
12. Analise seu trabalho e se planeje com frequência
A tentação de quem busca ser mais produtivo é sempre executar, mas acontece que em muitos momentos é preciso parar para um olhar em direção ao dia ou à semana que passou.
Isso serve para analisar o que funcionou e o que não funcionou, de maneira que você possa corrigir eventuais problemas.
Planejar tudo o que precisa ser executado na semana logo no domingo à noite, e diariamente parar para planejar o dia seguinte, são iniciativas que vão economizar um tempo grande nas suas manhãs, que poderão ser dedicadas ao máximo de produtividade.
13. Divida as tarefas em pequenas etapas
Muitas vezes os profissionais ficam desmotivados quando se vêem diante de uma tarefa gigantesca que parece interminável.
Para evitar esse problema divida as tarefas grandes em pequenas atividades.
Com isso, sua percepção de evolução ficará muito mais evidente, e mesmo que não a complete como um todo, no final do dia você terá a sensação de estar mais próximo do objetivo final.
14. Aprenda a priorizar
Na hora de fazer a lista de atividades é fundamental saber priorizar o que realmente é importante.
Isso significa trabalhar para dar mais atenção às tarefas mais determinantes, e mais do que isso, ter capacidade de dizer não para tudo aquilo que não é importante para o seu trabalho.
Todas as pessoas que buscam resultados diferenciados são as mesmas que desejam um aumento de produtividade, e a realidade é que, independente da sua profissão e do seu setor de atuação, todos temos as mesmas 24 horas para realizar nossas atividades e atingir nossos objetivos.
Cabe a cada um de nós, então, entender qual o nosso perfil profissional e de que forma podemos potencializar nossa produtividade ao longo dos dias de trabalho.
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